Het interne flexbureau MMC@work van het Máxima Medisch Centrum in Eindhoven heeft gekozen voor FlexPlan, om het beheer van de flexpool en het matchproces volledig te automatiseren. Dit moet resulteren in een efficiëntere inzet van de flexpool, wat zowel de kwaliteit van de zorgverlening ten goede komt, alsook kostenbesparingen oplevert.
Martein van de Goor, manager van MMC@work hierover: “We stelden best veel eisen aan het nieuwe systeem. Continuïteit van de zorg moet immers gewaarborgd blijven. De organisatie moet kunnen vertrouwen op snelle en juiste inzet van onze flexpool. Enerzijds moet het systeem alle basisgegevens en mutaties daarop van onze ruim 150 flexwerkers beheren, en online toegankelijk maken, ook voor de flexwerker zelf. Dan hebben we het ook over de contracten, gewerkte uren, voorkeuren van en correspondentie met de medewerker. Dat vergt een naadloze koppeling met het personeelsinformatiesysteem Beaufort. Anderzijds zochten we natuurlijk naar een systeem dat snel en zorgvuldig matcht op vele criteria, waaronder bijvoorbeeld ook urensaldi. En dat bovendien zorgt voor een geautomatiseerde salarisberekening inclusief reiskosten en ORT, middels een aansluiting op ons financiële systeem van Exact. Al snel kwamen we bij FlexPlan uit, omdat Ayton het merendeel van deze eisen standaard in de applicatie heeft verankerd.“

Snelle implementatie
Ayton ondersteunt MMC bij de implementatie van het nieuwe systeem en het verzorgen van training aan gebruikers en applicatiebeheerder(s). Zowel aanvragers als flexmedewerkers kunnen straks 24 uur per dag inloggen op FlexPlan, en het matchproces zal vanuit MMC@work worden aangestuurd. Communicatie met flexwerkers en het accorderen van aanvragen gaat ook vanuit FlexPlan plaatsvinden. Tenslotte kan MMC@work vanuit FlexPlan de aanvragers en het management voorzien van realtime rapportages, desgewenst per kostenplaats of medewerker. “Het maakt ons dagelijks werk efficiënter en we zorgen er, nog beter dan voorheen, voor dat uiteindelijk de cliënt altijd de juiste gekwalificeerde medewerker aan zijn bed heeft. Het implementatietraject wordt snel doorlopen, maar zeer zorgvuldig. We verwachten binnen 2 maanden volledig operationeel te zijn”, aldus Martein van de Goor.