‘ROM ingebed in werkprocessen’

doelmatigheid efficientieDe afdeling Psychiatrie (divisie Hersenen) van het UMC Utrecht heeft de processen rondom de verplichte ROM-aanlevering verder geoptimaliseerd met de ROM-software van ChipSoft. Projectleider Dick Doesburg (manager Informatisering & Automatisering, div. Hersenen) geeft aan dat het verzamelen, verwerken en aanleveren van de ROM-gegevens nu efficiënter verloopt: “ROM is ingebed in de werkprocessen van de betrokken zorgverleners.”

GGZ-instellingen en psychiatrische ziekenhuisafdelingen zijn verplicht hun ROM-resultaten (Routine Outcome Monitoring) aan te leveren bij de Stichting Benchmark GGZ (SBG). Dit gaat om gestandaardiseerde vragenlijsten waarmee de kwaliteit van de behandeling gemeten wordt. Voor de afdeling Psychiatrie van het UMC Utrecht heeft de ROM-oplossing van ChipSoft geholpen met een efficiëntere ROM-aanlevering en meer inzicht in de voortgang.

Meer grip
Voor de ROM-aanlevering bij de SBG zijn drie bestanddelen vereist: patiëntgegevens, DBC-informatie en de ROM-antwoorden. Het UMC Utrecht telt gemiddeld per maand zo’n 150 patiënten waarvoor het deze data moet aanleveren. Dit bleek echter niet altijd en door iedereen goed te worden opgevolgd, vertelt UMC Utrecht-projectleider Dick Doesburg. “We wilden hier meer grip op hebben en hadden behoefte aan gespecialiseerde, ondersteunende software.”

Ingebedde efficiëntie
“We hadden bijvoorbeeld slecht zicht op wie wel en niet ROM uitvoerde”, vervolgt Doesburg. “Nu het proces door de software wordt gevolgd, zien we per zorgverlener welke acties nog openstaan. Bij de betrokken zorgverleners is het ROM-proces beter ingebed in hun werkproces. Dat werkt efficiënter. Ze worden bijvoorbeeld automatisch geattendeerd op patiënten die moeten worden ge-ROMd. Hierna worden de meetgegevens direct aan de juiste DBC gekoppeld, dat bespaart veel tijd en moeite.”

Sneller wennen
Toepassing van de ROM suite maakt het makkelijker om het ROM-proces goed te borgen in de organisatie, zegt Doesburg. De nieuwe werkwijze vraagt volgens hem echter wel wat tijd. “Mensen moeten altijd even wennen, dat hoort erbij. In dit geval is het een voordeel dat de medewerkers zien dat het leidt tot toekomstige tijdswinst. Dat maakt de acceptatie makkelijker en laat de gebruikers sneller wennen.”

Meten en analyseren
Het UMC Utrecht heeft voor sommige ROM-vragenlijsten gebruik gemaakt van patiëntportalen. Hiermee biedt het patiënten de mogelijkheid om online de ROM-lijsten in te vullen. Patiënten kunnen dit thuis doen op een moment dat het hen uitkomt, maar ook voorafgaand aan de behandeling in het ziekenhuis. Dit neemt zorgverleners werk uit handen en betrekt patiënten meer bij hun zorgtraject. Hoewel de huidige vragenlijsten zich niet lenen voor dit type van invulling kan dit in de toekomst wel weer relevant worden en dan wordt dit goed ondersteund door de software. Het UMC Utrecht haalt nog niet alles uit de ROM-data, weet ook Doesburg. “Mogelijk willen we in de toekomst ook onze business intelligence tools inzetten om de ROM-gegevens intern te analyseren. Daarmee beschikken we over concrete verbeterpunten waarmee we onze processen nog verder optimaliseren. Daar is ROM ook voor bedoeld: het is geen vervelende plicht, maar helpt de zorg verder te verbeteren”

ROM
Het doel van Stichting Benchmark GGZ is de kwaliteit van de zorg in de GGZ te verbeteren door als onafhankelijke partij transparantie te bieden over de behandelresultaten. ROM (Routine Outcome Monitoring) is een instrument om dat te bereiken. Het brengt de effectiviteit van een behandeling in kaart. Doordat alle aanbieders van GGZ-zorg werken met dezelfde meetinstrumenten, kunnen ze vervolgens onderling hun resultaten vergelijken om inzicht te krijgen in de kwaliteit van hun zorg. Ook de verschillen in effectiviteit tussen locaties, afdelingen en behandelaars worden zichtbaar.