Wachttijd poliklinieken kan substantieel korter

wachtkamer-300x207‘Werken zonder wachtlijst’ dringt gemiddelde wachttijd terug van 47 naar 21 dagen
Achttien poliklinieken uit zestien ziekenhuizen hebben hun toegangstijd blijvend verkort van gemiddeld 47 naar 21 dagen. Bij een aantal poliklinieken kunnen patiënten zelfs binnen enkele dagen terecht, ook zonder spoed. Ze bereikten dit door deelname aan het project Werken zonder wachtlijst (WZW). Dit blijkt uit het promotieonderzoek van promovendus Marc Rouppe van der Voort, uitgevoerd onder auspiciën van onderzoeksinstituut CAPHRI (UM/MUMC+), TIAS (UvT), Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis en St. Antonius Ziekenhuis Utrecht/Nieuwegein. Op donderdag 12 juni verdedigt hij zijn proefschrift aan de Universiteit Maastricht. Rouppe van der Voort is werkzaam bij het St. Antonius Ziekenhuis als manager Lean en Zorglogistiek.

De promovendus heeft in de periode 2003 tot 2005 18 poliklinieken gevolgd bij de invoering van hun WZW-projecten. Drie jaar later heeft hij bij 14 succesvolle poliklinieken onderzocht of hun wachttijdreductie ook duurzaam was en zo ja, waarom.

Op een willekeurige dag wachten meer dan 1,5 miljoen mensen op een poliklinische afspraak. De wijze waarop poliklinieken vraag en aanbod afstemmen veroorzaakt onnodige vertragingen in de wachttijd. Met Werken zonder wachtlijst (WZW) kunnen poliklinieken beter anticiperen op fluctuaties in de vraag. Het onderzoek van Rouppe van der Voort laat zien dat dit substantiële effecten heeft, die ook drie jaar na de invoering nog aanwezig zijn. De reductie van de wachttijd varieert van 7% tot maar liefst 93%. Bij poliklinieken van dermatologie, kindergeneeskunde, reumatologie en neurologie kunnen nieuwe en controle patiënten zelfs binnen enkele dagen terecht, ook zonder spoed.

Alles draait om flexibiliteit
Rouppe van der Voort: “WZW draait erom dat poliklinieken flexibeler omgaan met het plannen van spreekuren en afspraken. Veel onderzochte poliklinieken hanteerden een uitgebreide mix van spreekuren. Binnen die spreekuren was dan ook nog een verdere onderverdeling naar type afspraken, bv nieuwe patiënt, controle-afspraak, spoedconsult, wondzorg. Dat leidde tot zoveel verschillende spreekuren en afspraken dat als het ware allerlei kleine wachtlijstjes werden gecreëerd. Bij sommige poliklinieken liep dat op tot meer dan 100 varianten.”

WZW vraagt ook om meer flexibiliteit om spreekuren en operatiesessies uit te wisselen en flexibel omgaan met de capaciteit van artsen. “Dat klinkt radicaler dan het is, meestal hoef je maar beperkt bij te sturen. Betere onderlinge afstemming over afwezigheid door vakantie of congresbezoek en geen spreekuren annuleren binnen zes weken helpt al een hele hoop. De meeste artsen vinden het ook geen probleem om in drukke periodes op vrije dagen te werken en die in rustige tijden weer in te halen.”

Duurzaam effect
De promovendus onderzocht ook welke factoren bijdragen aan de duurzaamheid van de effecten: “Vreemd genoeg is daar tot nu toe weinig onderzoek naar gedaan. Klinisch leiderschap blijkt van cruciaal belang. Artsen moeten zelf in de lead zijn, liefst als projectleider. Zij moeten gemotiveerd zijn om op een andere manier te gaan werken. Bovendien moet het project gebaseerd zijn op een duidelijke visie, men moet gemotiveerd zijn om echt vraaggestuurd te gaan werken. En het helpt natuurlijk ook als men zelf de voordelen van de nieuwe aanpak aan den lijve ervaart. Die effecten zijn het meest voelbaar als de wachttijdreductie groot is.”

Werken zonder wachtlijst vraagt ook een omslag in het denken: “De manier van denken, de identiteit en het bijbehorende gedrag van specialisten zijn een cruciaal onderdeel van de oorzaken van vertragingen in de wachttijd. Nog steeds bestaat bij sommige artsen èn patiënten het beeld dat lange wachttijden en volle wachtkamers een teken van een goede dokter zijn. Daar moeten we vanaf.”

De in dit onderzoek bereikte wachttijdreductie is volgens Rouppe van der Voort ook haalbaar bij grote en complexe afdelingen: “Elke polikliniek kan WZW succesvol invoeren, behalve als de wachtlijsten echt alleen veroorzaakt worden door capaciteitstekorten, bijvoorbeeld door gebrek aan specialisten in een vakgebied. Dit onderzoek laat juist zien dat wachttijden vaak niet alleen door capaciteitsproblemen worden veroorzaakt. Bovendien zijn de poliklinieken door WZW juist efficiënter gaan werken, doordat lange toegangstijden ruis veroorzaakt zoals ‘no shows’ en onnodige consulten.”

Lean denken in de zorg
WZW is de eerste grootschalige toepassing van het zogenaamde ‘lean’ denken in de Nederlandse zorg. De lean filosofie is gebaseerd op een grootschalig onderzoek van Womack en Jones eind jaren tachtig waarbij Toyota beduidend betere kwaliteit bleek te leveren tegen substantieel minder kosten en in minder tijd dan de Amerikaanse autofabrikanten. Toyota zelf spreekt over het Toyota Productie Systeem dat continu de kwaliteit probeert te verbeteren door verspilling uit de processen te verwijderen. Kenmerkend is de grote betrokkenheid van de werkvloer. Vele sectoren, bedrijven, maar ook maatschappelijke organisaties zoals ziekenhuizen zijn sindsdien ook aan de slag gegaan met de lean principes. De lean filosofie leeft op dit moment ook erg sterk in de zorg. Rouppe van der Voort heeft twee boeken met praktijkverhalen over de toepassing van lean uitgegeven. Daarnaast heeft hij een weblog [http://leandenkenindezorg.blogspot.nl] met maandelijks ongeveer 3.000 lezers en is hij voorzitter van het landelijk netwerk lean in de zorg (Lidz) met ruim 50 leden, waarvan 30 ziekenhuizen.