Huisartsen en declareren, hoe zit het nou?

In een brief aan alle HIS leveranciers heeft ZN op 2 december aangegeven dat huisartsen per 1 januari niet hun inschrijftarieven kunnen declareren bij de Zorgverzekeraars, dit is verplaatst naar 1 juli 2005. In de brief staat : ‘Dat betekent dus dat huisartsen per 1 januari a.s. de declaratie van prestaties direct en elektronisch bij zorgverzekeraars kunnen indienen en dat de declaratie van het inschrijftarief en aanvullende modules niet per 1 januari a.s. plaatsvindt maar pas per 1 juli 2006 start. Voor wat betreft de eerste 2 kwartalen van 2006 gaan alle zorgverzekeraars bevoorschotting toepassen en worden geen elektronische declaraties voor het inschrijftarief en de modules geaccepteerd.’ En dus is er een hoop commotie ontstaan onder huisartsen afgelopen dagen over het feit dat Zorgverzekeraars niet klaar zijn om de inschrijftarieven van huisartsen te verwerken. De aanvullende modules, zoals praktijkondersteuning, kunnen niet worden verrekend. Het is niet zo, dat er dus helemaal niet electronisch gedeclareerd kan worden. Huisartsen kunnen hun declaraties voor consulten (9) en visites (13,50) gewoon indienen. De zorgverzekeraars zijn van plan de huisartsen ter compensatie een halfjaar te bevoorschotten op grond van nog onbekende aantallen verzekerden. ZN hanteert daarbij een minimumgrens van 25 verzekerden per verzekeraar per praktijk. Deze maatregel alleen al veroorzaakt in dat halfjaar voor zon 20 miljoen euros aan achterstallige betalingen. Na een halfjaar moet de praktijkhouder vervolgens aantonen welke (of tot wanneer) verzekerden in zijn praktijk stonden ingeschreven, om alsnog de onrechtmatig uitgestelde betalingen, in handen te krijgen.
Huisartsen zijn al maanden bezig om hun eigen administratie op orde te krijgen om zo per 1 januari het werkelijk aantal patienten op te kunnen geven en zo het inschrijftarief te declareren. Het tarief van 52 euro is door het CTG bepaald en kan wettelijk per kwartaal vanaf die datum berekend worden. Daarnaast moeten de huisartsen hun declaratie bij de veschillende zorgverzekeraars claimen en daarvoor is het van belang dat men dus wel de COV gedaan heeft en dat het bestand is opgeschoond
De brancheorganisatie Zorgverzekeraars Nederland [ZN] heeft laten weten niet in staat te zijn vanaf 1 januari 2006 aan haar betalingsverplichtingen te voldoen tegenover de huisartsen.Het lukt de verzekeraars niet op tijd hun verzekerden administratief te koppelen aan de huisarts en om met huisartsen contracten af te sluiten voor de inkoop van huisartsenzorg voor hun verzekerden die daarvoor hun verplichte zorgverzekeringspremie betalen. De huisartsen krijgen het volgend jaar te maken met twee ingrijpende wijzigingen in hun praktijkvoering: de invoering van het nieuwe zorgstelsel (Marktwerking) en de financiering van de huisartsenzorg. Het afgelopen jaar zijn door de huisartsen massale acties gevoerd om de negatieve gevolgen van deze wijzigingen voor de huisartsenzorg aan de kaak te stellen. Uiteindelijk sloten partijen [ZN, LHV en VWS] het Vogelaarakkoord met afspraken over de te nemen maatregelen om de gesignaleerde problemen te voorkomen of op te lossen. De maatregelen die de huisartsen, naast de dagelijkse patientenzorg, hebben moeten incasseren, hebben geleid tot een forse toename van de administratieve belasting. Bij herhaling zijn ZN, VWS en het Parlement door de huisartsen gewaarschuwd, dat de chaos om de hoek lag. Recent nog lieten ZN en minister Hoogervorst de Kamer echter weten, dat alles op koers lag en dat men klaar voor was. ZN: Duidelijk is dat de contractering van huisartsen in veel gevallen niet voor 1 januari 2006 zal zijn afgerond Hoewel niet bekend is of op grote schaal verzekerden van verzekeraar zullen gaan veranderen, zal dit in voorkomende gevallen tot veel administratief werk leiden om betalingen te corrigeren, aldus ZN. Met name voor wat betreft de declaratie van het inschrijfgeld gaat het om grote aantallen (alle Nederlanders). [16,1 miljoen x 52] ZN: De eerste twee kwartalen van 2006 worden geen electronische declaraties voor het inschrijfgeld en modules geaccepteerd. De modules betreffen de betaling van de praktijkverpleegkundige, de hogere vergoeding voor achterstandswijken en zorg aan ouderen: tientallen miljoenen euros. Medicalfacts adviseert haar lezers om de werkzaamheden als het instellen van het HIS voor electronisch declareren en de Controle op verzekeringsrecht voort te zetten. Hiermee is ook na de bevoorschottingsperiode duidelijk welke patienten, de patienten zijn die op naam zijn ingeschreven. U kan de overgangsperiode benutten om ecletronisch declaren gefaseerd in te voeren en de nodige werkzaamheden grondig uit te voeren.
Hieronder de tekst van ZN:Het oude ziekenfondssysteem, waarin huisartsen een abonnementshonorarium ontvingen voor alle bij hen ingeschreven ziekenfondsverzekerden, vervalt. Daarvoor in de plaats kunnen huisartsen voor alle bij hen ingeschreven patiënten een zogenaamd inschrijftarief in rekening brengen alsmede de door hen geleverde prestaties (consulten e.d.). Daarnaast is sprake van een drietal modules die de huisarts in rekening kan brengen mits hierover afspraken zijn gemaakt in het contract met de verzekeraar. Het betreft de modules: POH, Modernisering & Innovatie en Populatiegebonden kenmerken.

Doelstelling is dat huisartsen zoveel mogelijk elektronisch gaan declareren bij de verzekeraars. In dat kader is het declaratieportaal Vecozo van belang. Verzekeraars zullen allen uiterlijk per 1 januari a.s. zijn aangesloten op dit portaal (de meeste verzekeraars zijn op dit moment reeds aangesloten) en zowel Controle op Verzekeringsrecht (COV) berichten als Declaraties kunnen ontvangen en verwerken. Het is de bedoeling dat de huisartsen of de door hen ingeschakelde tussenpartijen via dat portaal hun declaraties gaan indienen.

Voorwaarden voor declaratie bij zorgverzekeraars
Vanzelfsprekend is een aantal randvoorwaarden van toepassing op het declareren bij de
zorgverzekeraars. Deze zijn weliswaar zoveel mogelijk geüniformeerd maar niet voor alle
zorgverzekeraars identiek. Zo is het hebben afgesloten van een contract in veel gevallen voorwaarden
voor het mogen declareren, maar zijn er ook verzekeraars die niet contracteren terwijl er wel
elektronisch bij hen gedeclareerd mag worden.

De volgende voorwaarden zijn relevant:
• declaratie dient in principe elektronisch plaats te vinden, conform de door Vektis uitgebrachte EI- standaarden en via het Vecozo-portaal, inclusief de daarmee gepaard gaande beveiligingseisen
• indien alle declaraties elektronisch en conform de geldende eisen plaatsvinden wordt dat beloond door een extra vergoeding
• tarieven voor deze prestaties worden toegepast conform de door het CTG af te geven beschikking, tenzij contractueel afwijkende en/of additionele afspraken zijn gemaakt
• inschrijftarieven kunnen gedeclareerd worden voor de daadwerkelijk bij de huisarts ingeschreven patiënten
• inschrijftarieven kunnen bij alle verzekeraars worden gedeclareerd, ongeacht of er een contract is afgesloten, maar conform de door het CTG af te geven beschikking; de extra vergoeding voor elektronisch declareren wordt toegepast in de vorm van een opslag op het inschrijftarief en is dus ook opgenomen in de CTG-beschikking
• de populatiegebonden opslag op het inschrijftarief (achterstandswijken e.d.) kan alleen bij verzekeraars worden gedeclareerd, als er een contract is afgesloten en conform de door het CTG af te geven beschikking
• aanvullende modules Praktijkondersteuning (POH) en Modernisering & Innovatie (M&I) kunnen alleen worden gedeclareerd voor zover daaraan een contract ten grondslag ligt en dus alleen bij verzekeraars waarmee zo’n contract is afgesloten; in dat contract liggen ook de afspraken over het te declareren tarief vast
• ook aanvullende modules (POH en M&I) kunnen alleen gedeclareerd worden voor de daadwerkelijk bij de huisarts ingeschreven patiënten
• zowel het inschrijftarief als de aanvullende modules worden per kwartaal, met peildatum 1e van het kwartaal, gedeclareerd

Gezamenlijke inspanningen voor efficiënt declaratieverkeer
Partijen hebben afgesproken zich gezamenlijk in te spannen opdat het declaratieverkeer zo efficiënt mogelijk gaat verlopen.
In dat verband hebben verzekeraars Vecozo gevraagd een helpdesk in te richten, die de huisartsen ondersteunt bij de realisatie van de voor hen relevante aanpassingen.
Tevens hebben verzekeraars Vecozo gevraagd om een Centraal Inschrijfbestand Huisartsen in te
richten. In deze database, inmiddels het Centraal HuisArtsen Patiënten Overzicht (CHAPO) genoemd,
kunnen huisartsen aangeven voor welke patiënt/verzekerde zij de huisarts zijn (dus welke patiënten bij hen staan ingeschreven) en ook mutaties aanbrengen indien patiënten van huisarts veranderen (in- en uitschrijvingen). Gebruik van deze database is van belang in het proces van declaratie van het inschrijftarief (en van de aanvullende modules). In eerste instantie vervult deze database dus een rol bij het actualiseren van de patiëntenbestanden van de huisartsen.
Verzekeraars hebben toegezegd zich maximaal in te spannen deze database initieel te vullen met informatie die bij hen beschikbaar is over de huisarts van hun verzekerden.
NB. Niet alle verzekeraars beschikken over dergelijke informatie, dus niet alle verzekeraars kunnen dergelijke informatie aanleveren.

Belang van een overgangsperiode
Zowel huisartsen als verzekeraars hebben tijd nodig om het declaratieverkeer goed te kunnen inrichten.
De verschillende administraties en/of systemen moeten worden aangepast.
Huisartsen moeten bijvoorbeeld hun patiëntenadministraties actualiseren op daadwerkelijk bij hen ingeschreven patiënten, alvorens zij gefundeerd inschrijftarieven en eventueel aanvullende modules mogen declareren. Daarvoor zullen sommige huisartsen hun patiënten aanschrijven (omdat soms patiënten wel zijn overgestapt naar een nieuwe huisarts terwijl dat niet bij de oude huisarts is gemeld) en in sommige regio’s zullen huisartsen een algehele oproep doen opdat iedereen zich bij een huisarts laat inschrijven. Zowel huisartsen als verzekeraars moeten de Externe Integratiestandaard kunnen toepassen. Alle partijen zullen moeten zijn aangesloten op het Vecozo-portaal, enerzijds om te kunnen bepalen of en bij welke verzekeraar een patiënt is verzekerd en anderzijds om de declaratie en een eventueel retourbericht te kunnen routeren.

Om behulpzaam te zijn bij het opschonen van de administraties van huisartsen is, zoals hiervoor reeds aangegeven, afgesproken dat bij Vecozo eerdergenoemd Centraal HuisArtsen Patiënten Overzicht (CHAPO) wordt ingericht en gevuld. Dat opschonen is noodzakelijk omdat het inschrijftarief en aanvullende modules gedeclareerd moeten worden voor de daadwerkelijk bij de huisarts ingeschreven patiënten.
Er is tijd nodig om dit bestand in te richten (actie Vecozo), initieel te vullen (actie verzekeraars) en een procedure te ontwikkelen voor het in- en uitschrijven van patiënten (actie huisartsen).
In veel gevallen is de contractering de basis voor het rechtstreeks declareren van huisarts bij verzekeraar. Dat betekent dat de contracten moeten zijn afgesloten alvorens tot declaratie kan worden overgegaan.
Duidelijk is dat de contractering in veel gevallen niet vóór 1 januari 2006 zal zijn afgerond.
Met de inwerkingtreding van de nieuwe zorgverzekeringswet hebben verzekerden formeel tot 1 mei 2006 de gelegenheid om van verzekeraar te veranderen.
Alhoewel niet bekend is of op grote schaal van die gelegenheid gebruik zal worden gemaakt, is wel duidelijk dat in voorkomende gevallen veel administratief werk moet worden verzet om betalingen te corrigeren. M.n. voor wat betreft declaratie van het inschrijftarief gaat het om grote aantallen (alle Nederlanders). Voorkomen lijkt op dit punt dan ook beter dan genezen.
Allemaal redenen waarom is besloten tot een overgangsperiode voor het declareren van het inschrijftarief en de aanvullende modules.
Dat betekent dus dat huisartsen per 1 januari a.s. de declaratie van prestaties direct en elektronisch bij zorgverzekeraars kunnen indienen en dat de declaratie van het inschrijftarief en aanvullende modules niet per 1 januari a.s. plaatsvindt maar pas per 1 juli 2006 start.
Voor wat betreft de eerste 2 kwartalen van 2006 gaan alle zorgverzekeraars bevoorschotting toepassen en worden géén elektronische declaraties voor het inschrijftarief en de modules geaccepteerd (Noot redactie: Dit geledt dus niet voor de verrichtingen zoals het consult en de visite) .

Nadere details
In verband met de noodzakelijke voorbereidingen voor het inrichten van het declaratieverkeer treft u onderstaand relevante details aan in de vorm van een nadere toelichting dan wel van een verwijzing
naar waar u details kunt vinden.

Vecozo
Vecozo is gestart met het inrichten van een helpdesk ter ondersteuning van de huisartsen. De huisartsen worden daar rechtstreeks door Vecozo over geïnformeerd en kunnen daar binnenkort zowel voor vragen als voor eventuele ondersteuning terecht.
Vecozo publiceert welke verzekeraars voor welke funkties reeds nu zijn aangehaakt. Vecozo is gestart met de inrichting van het Centrale Inschrijfbestand Huisartsen en zoekt in dat kader
afstemming met alle relevante partijen.

Externe Integratiestandaarden
Het betreft de standaarden HA 34/35 (voor declaratie) en VZ 35/36 en VZ 37/38 (voor COV).
Zij zijn te vinden op de website van Vektis (www.vektis.nl).

Toepassen COV
Afgesproken is dat huisartsen minimaal 1x per jaar een COV-check uitvoeren, voorafgaand aan de declaratie. Dat betekent vooralsnog een COV-check alvorens de prestatie te declareren en (tijdens de overgangsperiode) een praktische uitwerking van de noodzaak van een COV-check bij het declareren van het inschrijftarief en aanvullende modules.
De doelstelling is om zoveel mogelijk te werken met de nieuwe COV-standaard.

CTG-beleidsregels en –tarieven
CTG heeft de concept tariefbeschikking huisartsenhulp gereed en communiceert deze met het zorgveld zodra hij een definitief karakter heeft.
Vektis verwerkt de beschikking in het TOG-systeem en in een Excel-bestand en stelt dit ter beschikking aan haar afnemers.
Voor diegenen, die nu reeds de software op relevante aanpassingen willen testen, is bij Vektis op dit moment een Excel-bestand met concept-prestatiecodes en –tarieven opvraagbaar.
Voor wat betreft de zogenaamde RIZ-prestaties en –tarieven is nog geen informatie beschikbaar.
Zodra dat wel het geval is (naar verwachting in de loop van december a.s.) volgt nadere informatie en verwerking conform bovenstaande.

CTG en HAP/HDS (huisartsenposten en –dienstenstructuren)
In de CTG-beschikking huisartsenzorg zijn geen HAP/HDS-prestaties opgenomen (en derhalve ook geen prestatiecodes), omdat eerdergenoemde beschikking alleen betrekking heeft op de afspraken tussen CTG, LHV en ZN en de koepel van HDS’en geen partij is in dit verband. Het CTG stelt tarieven per HDS vast.
Omdat vanuit de softwareleveranciers van HDS’en is aangegeven dat er ook behoefte bestaat aan prestatiecodes voor HAP/HDS-prestaties, zal op korte termijn nader overleg door het CTG worden gestart op dit punt. Nadere informatie volgt indien en zodra wordt overgegaan tot landelijke prestatiecodes op dit punt; dan zullen de codes ook worden opgenomen in de codelijst en volgt formele communicatie naar het zorgveld. De tarieven, behorende bij betreffende prestaties, kunnen per HDS verschillen. Dat betekent dat per HDS een beschikking zal moeten worden opgemaakt en gecommuniceerd (zowel richting verzekeraars als richting HDS-instelling).

UZOVI (identificatie zorgverzekeraars)
Voor de routering van berichten is het relevant te weten onder welke code de verzekeraar herkenbaar is. Informatie daarover is te bevragen bij Vektis, die het zogenaamde UZOVI-register bijhoudt.
Mede n.a.v. invoering van de nieuwe Zorgverzekeringswet, zijn de codes van een aantal verzekeraars recentelijk gewijzigd.

Retourinformatie ingeval van geweigerde declaraties
Zoals hiervoor reeds aangegeven, is het de bedoeling dat huisartsen de prestaties vanaf 1 januari 2006 zoveel mogelijk elektronisch via Vecozo en natuurlijk conform de EI-standaarden gaan declareren.
Voor geval uitval in het declaratieverkeer ontstaat, zal gestandaardiseerde retourinformatie moeten worden teruggeleverd om de fouten gericht te kunnen corrigeren.
De standaarden op dit punt zijn nog niet geactualiseerd.
De komende periode zal dat gaan plaatsvinden met als doel om vanaf 1 juli a.s. conform de juiste standaarden te kunnen gaan werken.

Contractering
Omdat niet alle partijen tijdig de contractering zullen hebben afgerond, hebben verzekeraars afgesproken coulance te betrachten op dit punt.
Dat betekent voor de meeste contracterende verzekeraars dat zij tot een bepaalde datum declaraties in bewerking nemen indien een contract wel is aangeboden maar nog niet getekend. Op dit punt verschilt de werkwijze per verzekeraar en is bilateraal overleg wenselijk.

Betaalafspraken en Eigen Risico
Het is de bedoeling dat huisartsen hun prestaties minimaal 1x per kwartaal declareren; in dat geval zullen verzekeraars (rekening houdende met de gebruikelijke controles op polisvoorwaarden, rechtmatigheid etc.) voor betaling binnen één maand na indiening van de declaratie zorgdragen.
Afgesproken is dat verzekeraars het Eigen Risico zelf met de patiënt/verzekerde zullen verrekenen.
De huisarts wordt hier dus niet mee belast; het is dus nog slechts in uitzonderingsgevallen noodzakelijk dat patiënten een rekening van de huisarts behoeven te ontvangen.
Centraal HuisArtsen Patiënten Overzicht (CHAPO) en opschoning patiëntenbestanden huisartsen
Huisartsen zullen de komende periode hun patiëntenbestanden zo goed mogelijk moeten opschonen.
Afgesproken is dat deze activiteit wordt gefaciliteerd door bij Vecozo een Centraal HuisArtsen Patiënten Overzicht (CHAPO) in te richten. Dit bestand wordt door verzekeraars initieel gevuld voor zover dat in hun mogelijkheden ligt, en door huisartsen verder aangevuld en bijgehouden.
Het bestand is relevant in het kader van het declareren van het inschrijftarief en aanvullende modules
voor de juiste huisarts en dus om zoveel mogelijk onnodige uitval in het declaratieverkeer te voorkomen.
Omdat er op dit punt een overgangsperiode van 2 kwartalen wordt gehanteerd, hebben partijen 2
kwartalen de tijd om e.e.a. werkend en volledig gevuld te krijgen.
Huisartsen zullen de komende periode wel rekening moeten houden met concrete opschoningsacties
en met mutaties richting dit bestand; vanaf juli 2006 zullen zij volledig verantwoordelijk zijn voor de
vulling van dit bestand.
In de loop van die 2 kwartalen zal ook precies duidelijk moeten worden of bedoeld bestand een
verdergaande rol kan/moet vervullen in het feitelijk declareren van het inschrijftarief en de aanvullende
modules. Overigens zal Vecozo nader contact zoeken met alle relevante partijen om e.e.a. operationeel te krijgen.

Overgangsperiode en bevoorschotting
Zoals hiervoor reeds aangegeven, wordt voor wat betreft het declareren van inschrijftarief en aanvullende modules, een overgangsperiode van 2 kwartalen gehanteerd.
Tot 1 juli 2006 kunnen daarom geen (elektronische) declaraties voor inschrijftarief en aanvullende modules worden ingezonden en/of geaccepteerd.
Alle verzekeraars gaan op dit punt de huisartsen 2 kwartalen bevoorschotten.
Sommige verzekeraars doen dit op basis van een inschatting van het aantal bij de huisarts ingeschreven verzekerden (dus verstrekken actief een voorschot, zonder actie vanuit de huisarts, maar alleen aan die huisartsen waaraan/waarmee zij een contract hebben aangeboden/afgesloten).
Andere verzekeraars zullen dat voorschot verstrekken op basis van een opgave van het aantal verzekerden door de huisarts.
In alle gevallen zal het extra tarief van € 0,25 meteen mee worden bevoorschot, op basis van de veronderstelling dat huisartsen vanaf 1 juli 2006 elektronisch gaan declareren.
De huisarts dient in dit kader dus rekening te houden met het verstrekken van een opgave van het aantal patiënten per verzekeraar, tenzij hij met een verzekeraar bilateraal andere afspraken heeft gemaakt.
Om onnodige administratieve rompslomp te voorkomen zal een minimum-grens voor de bevoorschotting worden gehanteerd van 25 patiënten. Vanzelfsprekend wordt bij de eindafrekening wel het tarief betaald.
Voor wat betreft de eindafrekening wordt de definitieve procedure de komende periode concreet uitgewerkt. Het streven is gericht op een zo eenvoudig mogelijke procedure en uitgegaan zal worden van de per peildatum 1 juli 2006 ingeschreven patiënten.
De huisartsen dienen er natuurlijk voor zorg te dragen dat zij de voor de eindafrekening relevante gegevens beschikbaar houden.
Voor geval de huisarts niet overgaat tot elektronische declaratie zal correctie van eerder genoemd extra tarief plaatsvinden. Zodra gereed volgt nadere informatie.

Declaratie van de module M&I
Over de projecten in het kader van Modernisering & Innovatie worden contractueel afspraken gemaakt
tussen huisartsen en verzekeraars.
Voor geval die afspraken betrekking hebben op dezelfde projecten maar verschillen qua tarief, is afgesproken dat partijen in dergelijke gevallen verschillende projectcodes hanteren. Dit om te voorkomen dat systemen nu reeds rekening moeten gaan houden met meerdere tarieven per project.
Bedoelde codes zijn opvraagbaar bij Vektis.

Zorgverlening aan bijzondere groepen
Er leven veel vragen omtrent de vergoeding van zorgverlening aan bijzondere groepen zoals onverzekerden, illegalen, gemoedsbezwaarden, militairen etc.
Over de wijze waarop hiermee moet worden omgegaan, zal binnenkort nadere publicatie volgen.
Op de ZN-website zal e.e.a. terug te vinden zijn, maar ook de Helpdesk Vecozo zal nadere informatie kunnen verschaffen. Bron: ZN

Redactie Medicalfacts/ Janine Budding

https://www.medicalfacts.nl

Ik heb mij gespecialiseerd in interactief nieuws voor zorgverleners, zodat zorgverleners elke dag weer op de hoogte zijn van het nieuws wat voor hen relevant kan zijn. Zowel lekennieuws als nieuws specifiek voor zorgverleners en voorschrijvers. Social Media, Womens Health, Patient advocacy, patient empowerment, personalized medicine & Zorg 2.0 en het sociaal domein zijn voor mij speerpunten om extra aandacht aan te besteden.

Ik studeerde fysiotherapie en Health Care bedrijfskunde. Daarnaast ben ik geregistreerd Onafhankelijk cliëntondersteuner en mantelzorgmakelaar. Ik heb veel ervaring in diverse functies in de zorg, het sociaal domein en medische-, farmaceutische industrie, nationaal en internationaal. En heb brede medische kennis van de meeste specialismen in de zorg. En van de zorgwetten waaruit de zorg wordt geregeld en gefinancierd. Ik ga jaarlijks naar de meeste toonaangevende medisch congressen in Europa en Amerika om mijn kennis up-to-date te houden en bij te blijven op de laatste ontwikkelingen en innovaties. Momenteel ben doe ik een Master toegepaste psychologie.

De berichten van mij op deze weblog vormen geen afspiegeling van strategie, beleid of richting van een werkgever noch zijn het werkzaamheden van of voor een opdrachtgever of werkgever.