MEE West-Brabant druk de kosten door elektronisch cliëntendossier

MEE West-Brabant bespaart veel tijd, geld en kantoorruimte dankzij een elektronisch clientendossier en slimme documenten herkenningssoftware
Bij MEE West-Brabant werken 160 consulenten. Zij verwerken samen circa 100.000 documenten per jaar. Tot voor kort kwamen die terecht in clientendossiers die werden opgeborgen in dossierkasten. Toine Welling, manager Administratie, ICT en Beheer bij MEE: “We hebben veel ongestructureerde informatie, bijvoorbeeld een brief van een huisarts over een bepaalde client. Dat is heel wat anders dan een inkoopfactuur, die er altijd hetzelfde uitziet.” Het leek dus lastig om het proces te automatiseren. “We konden al wel scannen, maar we konden de documenten niet goed ‘wegzetten’. Daar moest dus een oplossing voor komen.” Thysia Information Management uit Breda bood een passend antwoord. De IT-dienstverlener gebruikte hiervoor bestaande documenten herkenningssoftware van marktleider BCT. Het probleem van de ongestructureerde informatie werd opgelost door per scan een voorblad te maken met metadata. Het scannen gaat heel eenvoudig. De consulent kruist op het voorblad aan om welke soort documenten het gaat. Het voorblad wordt meegescand en het systeem schrijft de documenten vervolgens weg naar de correcte map in SharePoint. Het systeem verwijdert daarna automatisch het voorblad en de eventuele lege pagina’s. De opzet van de mappen in SharePoint is hetzelfde als voorheen in de fysieke dossiers. Hierdoor is het zeer gebruiksvriendelijk en is de acceptatie onder de gebruikers groot.

Tijdsbesparing
Welling: “Onze medewerkers besparen nu veel tijd. Ze hoeven informatie nog maar een keer in te voeren. Bovendien kunnen ze overal bij, omdat ze veel sneller kunnen zoeken. De scans worden opgeslagen als een volledig doorzoekbaar pdf-document, waardoor je ook op woorden in het document kunt zoeken. Als je bijvoorbeeld de clientnaam niet meer weet, maar wel dat je met hem in het Franciscus ziekenhuis bent geweest, kun je dat gebruiken als zoekargument.”

MEE West-Brabant wilde het ‘werkplek onafhankelijk werken’ introduceren in haar nieuwe kantoor in Roosendaal, maar de fysieke dossiers en dossierkasten maakten dat lastig. “We kunnen ons kantoorconcept nu volledig uitrollen. We hebben geen dossierkasten meer nodig en hebben nu flexibele werkplekken. Hierdoor besparen we flink op onze vierkante meters kantoorruimte. Omdat Thysia binnen twee maanden het hele project opleverde, waren we precies op tijd klaar.”

Redactie Medicalfacts/ Janine Budding

https://www.medicalfacts.nl

Ik heb mij gespecialiseerd in interactief nieuws voor zorgverleners, zodat zorgverleners elke dag weer op de hoogte zijn van het nieuws wat voor hen relevant kan zijn. Zowel lekennieuws als nieuws specifiek voor zorgverleners en voorschrijvers. Social Media, Womens Health, Patient advocacy, patient empowerment, personalized medicine & Zorg 2.0 en het sociaal domein zijn voor mij speerpunten om extra aandacht aan te besteden.

Ik studeerde fysiotherapie en Health Care bedrijfskunde. Daarnaast ben ik geregistreerd Onafhankelijk cliëntondersteuner en mantelzorgmakelaar. Ik heb veel ervaring in diverse functies in de zorg, het sociaal domein en medische-, farmaceutische industrie, nationaal en internationaal. En heb brede medische kennis van de meeste specialismen in de zorg. En van de zorgwetten waaruit de zorg wordt geregeld en gefinancierd. Ik ga jaarlijks naar de meeste toonaangevende medisch congressen in Europa en Amerika om mijn kennis up-to-date te houden en bij te blijven op de laatste ontwikkelingen en innovaties. Momenteel ben doe ik een Master toegepaste psychologie.

De berichten van mij op deze weblog vormen geen afspiegeling van strategie, beleid of richting van een werkgever noch zijn het werkzaamheden van of voor een opdrachtgever of werkgever.